Entonces desbloqueé mi celular y abrí la app de ASANA

Le mostré cómo teníamos organizado por temas las publicaciones. Cómo le asignamos tareas al diseñador y al copy para hacer las piezas, e-books, presentaciones y otros…. Todo está en ASANA

Podemos conocer las tareas de cada uno de los miembros del equipo, cuándo las deben hacer, y cómo termina todo en una publicación en redes sociales…. ¡¡En varias redes sociales que manejamos!!

Finalmente me preguntó que si eso se podía aplicar en proyectos de construcción, así que hoy decidí contarles algunas razones por las que creo que todo proyectos de #construcción, sin importar el tamaño, debería implementar un software de colaboración

1. Mejorar la planeación semanal

Una cosa es la planeación grande que se hace del proyecto (esa que está en project)… Pero otra son las tareas que semana a semana deben hacer los contratistas.

Contar con una herramienta de colaboración permite asignar a cada miembro del equipo tareas específicas, con deadlines claros

2. Conocer las tareas de cada contratista

Cada contratista podría sacar su celular y saber qué tareas tiene para ese día.

Siempre actualizado, y si alguien le deja un comentario adicional, allí podrá ver todo el historia de cada tarea. Si un director quiere conocer qué ha hecho cada contratista, puede hacer desde el software.

¿Se imaginan lo útil que puede ser para hacer cortes de obra?

3. Trazabilidad de las tareas

Si alguien quieren dejar evidencia de las tareas que hace, o si quiere comunicarse con alguien del equipo sobre una tarea, lo puede hacer desde la aplicación

Además, podemos tener toda la evidencia de cada una de ellas

4. Hacer seguimiento a los defectos de obra

El software de colaboración también se puede aplicar en los defectos que se encuentran en obra. En las inspecciones de calidad (en los recorridos) es común encontrar defectos.

También estos defectos pueden llevarse en un software de colaboración

Definitivamente el futuro de la #construcción tiene más tecnología… Pero el primer paso el perder el miedo a este tipo «cosas»

Por:

Fernan Guzman / Head of Business Develpment

fernan@wahhu.com

La entrada ¿Qué es un software de colaboración y cómo se aplican a proyectos de construcción? se publicó primero en Wahhu.

No me he encontrado con el primer director de obra, que no sepa que los controles de calidad en obra son clave para garantizar que el producto que desarrollan está perfecto

Sin embargo, no sé si por pereza, negligencia o desconocimiento, no todos los Gerentes, Ingenieros de obra y Arquitectos entienden para qué sirve hacer una inspección

Para ser honestos, la gran mayoría lo hace para cumplir un requisito. El Sistema de Gestión de Calidad se los pide, o quieren dejar un papel donde se evidencia que lo hicieron. Por eso muy común ver al equipo de obra llenando papeles y firmándolos un viernes en la tarde cada 15 días, mientras comparten una pizza

¡¡Y listo!! Cumplieron el requisito…

Sin embargo, los datos que generan pueden ayudar a realmente entender qué está pasando en la obra, y tomar decisiones importantes para garantizar la calidad del proyecto

Estos son los 3 elementos que se deberían tener en cuenta en las inspecciones de obra

1. Criterios de calidad estandarizados

Es increíble ver cómo los reportes de avance de obra todavía están basados en criterios subjetivos de los residentes: “eso se ve como al 50%…” o “yo creo que eso va bien; pongamos 80%”

¡¡Es muy común!!

Si tenemos criterios estándar que componen cada uno de los procesos constructivos, y asociado a cada uno de los ambientes (por ejemplo la mampostería de la cocina del apartamento 301 compuesto por 8 o 10 criterios de calidad), cuando se cumplan esos criterios de calidad, ¡¡¡entonces sabemos que realmente se terminó esa actividad!!!

Con esta información podemos generar reportes automáticos de ejecución de obra, ¡¡sin tener que esperar los reportes a fin de mes!!

2. Darle valor a la información de los defectos

Se supone que cuando salimos a inspeccionar la obra, todo debería estar Ok; pero si no, ¿registramos esa información? ¿es útil para tomar decisiones?

Tener la información de los defectos (qué, cómo, por qué y dónde ocurren) es clave para generar aprendizaje

Es la única forma de saber que contamos con el equipo de contratistas ideal, las materias primas e insumos ideales para la obra, y sobre todo, que estamos entregando productos inmobiliarios de óptima calidad

Registrar toda esta información no solo para el proyecto, sino también para futuros desarrollos

3. inspección diaria y permanente

No entiendo por qué en las obras existe esa filosofía de “los viernes hacemos inspección de obra”… ¡¡¡No tiene sentido!!!

La inspección debería ser algo del día a día… Salgo a hacer un recorrido, encuentro un defecto, y lo reporto.

Volver la inspección algo del día a día hace que recopilemos más información, y no solo información sesgada porque todo el mundo sabe que “el inge sale a revisarnos el trabajo solo los viernes”

Finalmente creo que la tecnología es clave para lograr que la inspección realmente genere el impacto en la calidad de obra

Fernan Guzmán / Head of Business Development @wahhu.com

La entrada 3 claves para estandarizar de la inspección de obra se publicó primero en Wahhu.

Y esto ocurre inclusive en proyectos inmobiliarios de una misma constructora.

Para entenderlo, hemos hecho evaluaciones del equipo de obra, así como la cultura organizacional que se vive en las obras.

A partir de la información que recopilamos, a continuación les muestro qué hace que un equipo de obra pueda innovar más fácil que otros equipos.

El director promueve probar cosas nuevas, aunque no funcionen

Los equipos donde es más fácil implementar nuevas tecnologías, están dispuestos a probar cosas nuevas, inclusive aunque no estén completamente probados.

Los proyectos inmobiliarios que necesitan menos horas de implementación ya han probado tecnologías o han cambiado el status-quo de las cosas.

No se concentran en las fallas de la nueva tecnología, sino en oportunidades para mejorar.

Cada vez que implementan algo nuevo, aprenden.

Equipos diversos

Los equipos de obra diversos promueven la innovación. Equipos que combinan la experiencia de profesionales adultos, con ingenieros y arquitectos más junior, y que han viajado por el mundo. Equipos donde mujeres y hombres cumplen roles similares.

¿Por qué? Realmente no sé, y me imagino que habrá una explicación desde la psicología. Los directores de obra comentan que tener en el mismo salón a personas diferentes aprendizajes, historias y experiencias es enriquecedor para aprender de los demás.

Tienen en cuenta las propuestas de todos

Los equipos que se les facilita implementar tecnología tienen espacios en los que todos pueden proponer. Desde los contratistas hasta directores pueden proponer si miedo a ser juzgados o satanizados por sus ideas.

De hecho, los proyectos inmobiliarios donde más fácil hemos podido implementar Wahhu son aquellos donde los contratistas han traído innovaciones, e inclusive, las han liderado

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Hoy en día la data es uno de los activos más valiosos que tiene una empresa, pero esto debe mejorar el modelo de negocio de la constructora, haciéndolo más eficiente y ayudar a dar un mejor servicio al propietario.

No es saber usar Excel, es entender qué hacer con los datos

Hemos hablado anteriormente que la labor del Residente de posventas o del Director de servicio al cliente va a cambiar. La habilidad que deben tener no es saber usar Excel, Tableau o Power BI, es saber entender qué datos tiene y qué información puede construir con esos datos. 

Los residentes de posventas del futuro definitivamente van a tener que saber construir data, procesarla y analizarla, y convertirla en proyectos que le permitan a la constructora dar un mejor servicio.

Les dejo un ejemplo de lo que hemos logrado al implementar con www.wahhu.com

Cuántas, dónde y cuándo

Al tener miles de datos de solicitudes de posventa para un proyecto en la Sabana Norte de Bogotá, hemos logrado entender que durante el año de garantía la persona hace 7,3 solicitudes. También podemos predecir que el 37,9% de las posventas se rechazan especialmente debido a que los propietarios reportan daños por mal uso, o porque solicitan cosas que corresponden a la administración.

 Existe una probabilidad mayor de solicitud de posventas a los 38 días, es decir después de 1 mes y 8 días de entregado el inmueble. También pudimos entender que la cocina genera más del 27% de las solicitudes, seguido por la puerta principal

El KPI más crítico era el tiempo de respuesta: casi 8 días para responder la solicitud y casi 24 días para hacer el arreglo

Respuesta a los KPI

Después del análisis de la data se dieron bastantes ajustes. El primero era lograr disminuir el tiempo de respuesta a las solicitudes y el tiempo del arreglo. Se responsabilizó a uno de los residentes tiempo completo a gestión de posventas. Además se definieron protocolos de respuesta, así como estándares mínimo de calidad para respuesta a propietarios

También se hicieron campañas de comunicación, en conjunto con la administración, para enseñar a los propietarios qué es una posventa y qué no. Esto con el fin de evitar tantas solicitudes. 

De manera preventiva, una cuadrilla de reparadores visita el inmueble 35 días después de la entrega. Esto evita picos de solicitudes y recarga de trabajo no planificado en la obra.

No son solo los datos, es el modelo de negocio

Las herramientas de Big Data no es solo recopilar información. Es entender qué puedo hacer con estos datos y cómo logro ajustar el modelo de negocio para mejorar los KPI que genera esta información. Como comentaba antes, esta es la habilidad más importante que tendrán que desarrollar ingenieros y arquitectos en el futuro (muy cercano)

La entrada ¿Son inútiles los datos de posventas? se publicó primero en Wahhu.

Si llevamos este concepto a las constructoras, ¿no deberíamos fortalecer la colaboración entre más personas, inclusive conociendo muy poco de ellas? Personalmente estoy convenido que las tecnologías de colaboración cumplen una función de supervivencia en las empresas, que las hacen fomentar la comunicación y el trabajo en equipo.

Formatos y tecnologías de colaboración pueden vivir juntos?

En el último año he visitado decenas de proyectos inmobiliarios y constructoras, y la primer barrera para la implementación de tecnologías de colaboración en la obra es la misma: “es que nuestro Sistema de Gestión de Calidad tiene unos formatos per-establecidos, que no podemos cambiar”.

No sé si es la visión “facilista” de la persona que administra el SGC o por qué razón estos sistemas son tan rígido, pero estoy seguro que las empresas que n sean capaces de flexibilizar sus sistemas de gestión, y faciliten la implementación de nuevas tecnologías (de todo tipo), no existirán en un años.

No es culpa de la norma, sino de quien administra los sistemas

No estoy diciendo que deberíamos eliminar los programas de SGC de las empresas, creo que son muy valiosos para la estandarización y el seguimiento del desempeño de los procesos basado en indicadores, pero creo que deben los administradores de estos programas (porque no es culpa de la norma, sino de quien administra SGC en la constructora).

Yo les pregunto: ¿qué están haciendo para sus Sistemas de Gestión de Calidad sean altamente flexibles y puedan convivir con nuevas tecnologías?

La entrada ISO9001: Mucho formato, poca acción se publicó primero en Wahhu.

Nuestra hipótesis es que usando más tecnología, las personas se enfocan en labores más estratégicas y no en labores operativas que el software puede hacer por ellas. Nosotros estamos convencidos que si los residentes de posventas usan más tecnología, aprovechamos su potencial como “ingenieros” y les quitamos las labores de “asistente”.

Hicimos un pequeño cuestionario, donde algunos residentes de posventas registraban cuántos minutos le dedicaban al día a diferentes labores, como por ejemplo llamar a clientes a agendar visitas o recoger firmas, hacer listado de pendientes para cada contratista, hacer informes para el jefe y presentarlos, analizar datos, reunirse con contratistas y otras. Además cada persona podía escribir las tareas adicionales que estuviera por fuera del listado.

Algunos de los entrevistados usaban Wahhu y otros no. 2 conclusiones.

Menos tiempo en tareas administrativas

Lo primero es que la personas entrevistadas escribían pocos minutos a tareas operativas, y como son pocos minutos, no se dan cuenta que estas tareas quitan mucho tiempo en la suma total. Miren los siguientes datos del tiempo invertido en cada actividad:

• 33%: Analizar garantías y planear arreglos
• 20% – Evaluar con contratistas los trabajos realizados
• 17% – Analizar y evaluar datos
• 19% – Hacer reuniones con contratistas
• 10% – Hacer informes para los jefes
• 10% – Llamar clientes agendar visitas
• 8% – Visitar clientes para pedir firmas

¡¡¡¡¡1 hora y 20 minutos del día se invierten llamando clientes para agendar citas!!!!

En cambio las personas que usan wahhu usan hasta un 11% menos de tiempo en tareas asistenciales. Traducido a dinero, ¡son más de $10MM al año!. Acá les dejamos los datos del tiempo invertido:

• 36%: Analizar garantías y planear arreglos
  18% – Evaluar con contratistas los trabajos realizados
  17% – Analizar y evaluar datos
  12% – Hacer reuniones con contratistas
  8% – Hacer informes para los jefes
  5% – Llamar clientes agendar visitas
  4% – Visitar clientes para pedir firmas

Una nueva habilidad: analizar datos

También pueden ver que los usuarios de Wahhu usan aproximadamente el 17% del tiempo para analizar data. Esto quiere decir que al tener todas las solicitudes, estados, tiempos de contratistas y otra información totalmente digitalizada y disponible en la nube, permite enfocar los esfuerzos en cómo usar esa data para tomar mejores decisiones, elegir mejores contratistas y planear el trabajo del servicio posventa

Por: Fernan Guzmán / Head of Business Development @Wahhu.com / #Proptech – #Contech http://www.linkedin.com/in/fernanguzman

La entrada ¿Asistente de obra o ingeniero? se publicó primero en Wahhu.

Siempre hay excusas, y en la mayoría de casos, es culpa de la empresa desarrolladora del software. ¡¡¡Casi que casi nunca es cierto!!!

En 1989, Goodman y Steckler, investigadores de la Universidad de Virginia, hablaron del término “institucionalización” de la innovación, para referirse a los esfuerzos que realizan las empresas para que cualquier tipo de innovación, incluyendo las tecnológicas, pueden ser aceptadas por lo colaboradores. 

Imagínate que implementas tecnologías útiles, como Asana o Monday. Algunos se van a resistir, otros lo van a amar, pero una tecnología bien implementada, requiere que todas las personas la usen, y la usen bien.

En este artículo esperamos contarles cómo se puede institucionalizar una innovación tecnológica, para lograr que las constructoras compren productos de tecnología, ¡y se usen!

¿Qué tipo de personas tienes en tu equipo?

Debemos tener claro que en el mundo hay 2 tipos de personas con respecto al uso de nuevas tecnologías: los innovators (innovadores) y los laggards (rezagados). Los primeros son los que hacen la fila para comprar el último iPhone(R) por 12 horas, con tal de tener la última tecnología.

Los últimos son los que creen que la tecnología es mala porque reemplaza a las personas, y que además cree que es más seguro el papel que la nube.

Si en la constructora abundan los primeros, lo más importante es involucrarlos en nuevos proyectos de innovación. Estas personas normalmente quieren participar, y están dispuestos a sacrificar un poco de tiempo para ser los primeros en usar una nueva tecnología; estas innovators, deben convertirse en embajadores para otros. 

Si en la constructora abundan los segundos, debes crear espacios de discusión. La mejor forma de convencer a un laggard, es que ellos escuchen de otras personas las experiencias que han tenido con nuevas tecnologías.

Dejar que personas similares a ellos cuenten su experiencia, cómo ha mejorado el trabajo y cómo son más eficientes, ayudan a que puedan adoptar una nueva tecnología.

Tecnologías como parte del proceso

Las tecnologías usualmente se han visto como un apoyo a los procesos de obra y administrativos. Pero las tecnologías deberían ser consideradas como elementos y herramientas clave para la gestión de los procesos.

Muchas empresas comenten el error de estandarizar y documentar sus procesos alejados de las tecnologías, cuando deberíamos diseñar todos los procedimientos en función de las tecnologías disponibles en la empresa.

Cuando nuevas personas entran a la empresa, deben entender que la tecnología hace parte cotidiana de los procesos, que los procedimientos involucran tecnologías, y que sin ellas, la organización no funciona adecuadamente. 

Tecnologías como parte del equipo de colaboradores

Finalmente, otro de los aspectos a tener en cuenta, es que los manuales de funciones de las personas deben tener claro con qué tecnologías se relaciona la persona.

Hace poco leí un artículo de Nadjia Yousif, experta mundial en implementación de nuevas tecnologías, que decía que en los organigramas deberían estar las tecnologías, no solo las personas. De esta forma podemos saber cómo una tecnología se relaciona con una persona, y qué nivel de dependencia hay entre ellos

Es normal que no podamos implementar nuevas tecnologías en la empresa, porque estamos más preocupados por saber cómo funcionan, que preparar el equipo de colaboradores para que las implementen. Si quieren ser empresas más tecnológicas, deben lograr que la tecnología sea algo cotidiano y fácil para las personas

La entrada ¿Has comprado software que nunca usan en la constructora? Es hora de “institucionalizarlo” se publicó primero en Wahhu.

Cuando implementamos www.wahhu.com en decenas de proyectos inmobiliarios, siempre me ha quedado una gran inquietud: ¿Por qué en unos proyectos es más fácil implementar wahhu que en otros? Inclusive en proyectos de la misma constructora, en unas cosas se necesitan muchas menos horas que en otros.

No tiene nada que ver con el tamaño del proyecto, el tipo de proyecto o la ubicación. Tiene que ver con el ambiente que los Directores de obra promueven en sus obras.

En este artículo esperamos contarles qué hace que unas constructoras puedan implementar innovaciones más fácil que otras

1. Promover la comunicación interna

Uno de los errores más comunes en los ambientes de trabajo en #construcción es no promover la comunicación y el aprendizaje.

Los proyectos en los que los Directores de obra cuentan con espacios en los que ingenieros, arquitectos y contratistas pueden hablar y proponer mejoras, y nuevas formas de trabajo, pueden adoptar mejor la innovación.

2. Contar con equipos diversos

Ya hemos hablado sobre la participación de las mujeres en las obras de construcción. los equipos de obra que cuentan con mujeres, necesitan 20% menos horas para implementar nuevas tecnologías.

Pero no solo es un tema de las mujeres y hombres. Los equipos que combinan personas con experiencias, y profesionales recién egresados, personas que han viajado y han trabajado o vivido en el exterior, así como con campos de acción diversos, son más propensos a innovar.

3. Olvidarse del «aquí mando yo» y de los organigramas

No sé por qué, pero en el sector muchos profesionales están preocupados por dónde están en el organigrama. Les preocupa saber quién manda y qué responsabilidad tienen con sus equipos, y no con el logro del objetivo mayor.

Los equipos en los que los Directores creen que mandan porque su rango es mayor, son menos propensos a innovar. Los Directores que mandan porque tienen «autoridad» y no porque los respetamos, tienen más problemas para implementar proyectos de innovación en sus obras

Como hemos visto, la innovación tiene que ver con las personas. No porque una empresa tenga un Sistema de Gestión de Innovación, significa que es más propensa a innovar. A veces, es todo lo contrario. Si no se trabaja sobre las personas, nunca encontrarán los resultados esperados.

Por: Fernan Guzmán / Head of Business Development @Wahhu.com / #Proptech – #Contech http://www.linkedin.com/in/fernanguzman

La entrada 3 claves para innovar en el sector constructor se publicó primero en Wahhu.